POLÍTICAS DE CALIDAD Y TRATAMIENTO DE INFORMACI�

POLÍTICA DE GESTIÓN EMPRESARIAL

En Fenalco Santander estamos comprometidos con nuestros afiliados, trabajadores y grupos de interés, nos esforzamos día a día por representar a los comerciantes de la región, impulsando su integración sectorial, desarrollo competitivo y orientación jurídica; protegemos la seguridad y salud de nuestros trabajadores, mediante la implementación de un sistema integrado de gestión y la asignación de los recursos necesarios para determinar los riesgos y oportunidades relacionados con el logro de nuestros objetivos que garantizan la sostenibilidad de la Federación y mejora continua de nuestra gestión, soportados en la competencia, participación, apoyo y sentido de pertenencia de nuestros funcionarios, actuando siempre en cumplimiento de la legislación vigente y requisitos aplicables.
 

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 

• Satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes a través de la representación gremial.
• Promover la unión de los comerciantes, la solidaridad y cooperación de los empresarios santandereanos, impulsando su integración a través de mesas de trabajo sectorial.
• Lograr la fidelización de los afiliados actuales y aumentar los afiliados a la Federación mediante una efectiva gestión de mercadeo, asesoría jurídica, formación empresarial y gestión de cobranza.
• Alcanzar la sostenibilidad financiera de la Federación.
• Proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores, mediante identificación de peligros, evaluación, valoración de riesgos, aplicación de controles, mejora continua de la gestión y cumplimiento de la normatividad nacional vigente y requisitos aplicables.
• Desarrollar las competencias de nuestros trabajadores como base para el logro de los objetivos de la organización y el desarrollo del sentido de pertenencia Fenalquista.
• Mantener relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores para contar recursos técnicos, profesionales, administrativos y financieros de óptima calidad.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

VERSIÓN 2

VIGENCIA A PARTIR DEL 30 DE NOVIEMBRE DE 2018 

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO, establece las Políticas aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la federación. 

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

NOMBRE DE LA ENTIDAD: FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- entidad identificada con NIT. No. 860013488-7, se constituye como una entidad sin ánimo de lucro, con el objeto social de: a) afianzar la actividad económica de la empresa privada en general y del comercio en particular como necesidad nacional que propicia el desarrollo; b) colaborar con el estado en la formulación y adopción de políticas y medidas que procuren el fomento económico y social, preferencialmente en aquellas que tengan relación con el comercio; c ) velar por la protección equitativa de los intereses del comercio y por el reconocimiento de sus derechos por parte del estado y demás sectores económicos; d) mantener contacto permanente con las entidades nacionales o extranjeras, públicas o privadas, que se ocupen de problemas económicos y sociales, especialmente de asuntos mercantiles y, cuando sea del caso, realizar con ellas campañas, actividades o servicios conjuntos; e ) procurar la adopción y adecuada interpretación de las disposiciones que reglamenten la actividad económica, preferencialmente aquellas que atañen al ejercicio del comercio interno y externo, de tal manera que sean debida y justamente tutelados los legítimos intereses de productores, distribuidores y consumidores; f) defender la libertad de empresa y de competencia y la iniciativa privada como criterios propicios para el progreso ordenado de la nación y el robustecimiento de la economía, de la cual es parte la actividad mercantil, siempre dentro del marco del bien común; g) prestar su concurso para asegurar un ambiente de confianza y seguridad como condición básica para el desarrollo del país y del comercio; h) coordinar con los organismos oficiales y privados pertinentes la formación profesional del personal necesario para el funcionamiento de las empresas comerciales, elevando su nivel cultural, técnico y económico; i) estimular el estudio de todas aquellas ciencias y técnicas cuyo conocimiento perfeccione al comerciante y a sus colaboradores, para cumplir más eficientemente su función de distribución; j) promover dentro del comercio el espíritu de solidaridad gremial y velar por el ejercicio honesto del mismo dentro de altas normas de carácter ético; k) fomentar una justa imagen del comerciante y de su agremiación, con miras a asegurar la debida importancia de la actividad mercantil y el clima más favorable para su desenvolvimiento; 1) asesorar a los afiliados en aquellas cuestiones que tengan relación con su actividad profesional, y suministrarles servicios, asi como orientacion e informacion sobre todos aquellos asuntos que le sirvan para desempeñarse mejor. en desarrollo de lo anterior, entre otras, podrá realizar actividades relacionadas con la captura, almacenamiento, procesamiento, administración, validación, transformación y transferencia automática y sistematizada de información, incluyendo la pertinente para efectuar estudios de credito, de empleo, ubicación geográfica, requerimientos relacionados con finca raiz, captación de carteras morosas, cobranza judicial y extrajudicial, y en general, que versen sobre asuntos de utilidad para el comercio. asi mismo podra girar, negociar, custodiar, comprar, vender, endosar, aceptar, cobrar, protestar, pagar, y/o avalar y en general realizar toda clase de operaciones con títulos valores o cualesquier otros efectos de comercio; garantizar, respaldar y afianzar obligaciones de terceros, y en general toda clase de transacciones comerciales, excluyendo la actividad aseguradora. Así mismo podría propiciar y realizar por su conducto la prestación de servicios relacionados con la afiliación colectiva de trabajadores independientes al régimen contributivo del sistema general de seguridad social en salud. para tales efectos podría constituir garantías de pago de los aportes, previa aprobación de la junta directiva. ll) ejercer el derecho de petición ante los diferentes organismos del estado, y solicitar de ellos la expedición, modificación o derogatoria de las disposiciones y medidas según sea el caso, relacionadas con el comercio, y la empresa privada cuyo fomento se persigue; m) estimular la adopción y mantenimiento de una política de justicia social basada en las realidades y necesidades nacionales; n) velar porque el comercio cumpla la función social que le es inherente y actuar como su representante cuando las circunstancias así lo exijan; ñ) agrupar en su seno a las personas y entidades que desarrollen actividades comerciales con carácter profesional y organizado, previo el cumplimiento de los requisitos que señalen los órganos directivos a nivel nacional y

seccional; o) por ser la federación una entidad de naturaleza cívica conformada por consumidores, actuará como asociación o liga de consumidores o de usuarios, para así defender sus derechos; igualmente actuará como representante y vocera de los usuarios de las empresas de servicios públicos, ante las empresas que los prestan o ante otras entidades de conformidad con las normas legales sobre la materia. para cumplir estos objetivos fenalco prestará su cooperación a las autoridades respectivas y a las entidades y empresas correspondientes; p) promover y organizar congresos, convenciones, asambleas, seminarios, ferias, martillos, remates y demás eventos que persigan el desarrollo y/o el apoyo a la cultura, el crecimiento de la actividad económica y/o la integración y capacitación de los colombianos; q) hacer parte de entidades financieras, empresas o instituciones que coadyuven el cumplimiento de estos estatutos; r) promocionar la agremiación de nuevos afiliados; s) orientar, representar, coordinar y defender los intereses del comercio nacional y regional, ante las autoridades, otras entidades gremiales y demás estamentos de la comunidad de carácter oficial, semioficial y particular, con el objeto de buscar una sana conciliación de intereses, con los demás sectores de la actividad ciudadana, y t) en general, tomar las determinaciones y adelantar todas las campañas que requieran la conveniencia y prosperidad del comercio colombiano, el desarrollo de la federación y el bien común. 

DIRECCIÓN FÍSICA: Cra. 4 No. 19 - 85 piso 7,  Bogotá D.C. 

DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: www.fenalco.com.co

TELÉFONO:  3500600 - 7447700

2. OBJETIVO 

La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO-, permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre Responsables y Titular con relación al tratamiento de su información; Informar al Titular las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos. 

3. ALCANCE 

Esta Política de Protección de Datos Personales será aplicada a todas las Bases de Datos y/o Archivos que incluyan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- como Responsable del tratamiento de Datos Personales. 

4. DEFINICIONES

1. Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.  
2. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.  
3. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento. 
4. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.  
5. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.  
6. Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus Datos Personales.  
7. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
8. Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.  
9. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
10. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 

5. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES 

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen. 
2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. 
3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 
5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen. 
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley. 
7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

 Los Titulares de Datos Personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la Ley: 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; 
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley; 
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; 
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; 
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; 
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

6.1. MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES 

El Titular de Datos Personales podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- a través de diferentes medios: 

El titular podrá contactarse con el área encargada de la Protección de Datos Personales, es decir, el Área de Servicio al Cliente, a través de comunicación escrita enviada al correo electrónico servicioalcliente@fenalco.com.co. Igualmente, el titular podrá hacer ejercicio de sus derechos ingresando en la página web de la entidad www.fenalco.com.co, en la opción “Contáctenos”.

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES 

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el Tratamiento de Datos de carácter Personal la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO-, recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. 

7.1 Eventos en los cuales no es necesaria autorización 

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; 
2. Datos de naturaleza pública; 
3. Casos de urgencia médica o sanitaria; 
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; 
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. 

8. DEBERES DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes: 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. 
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. 
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley. 
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012. 
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. 
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

9. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 

9.1 Tratamiento de datos personales de Empleados Personal Activo

FENALCO recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de FENALCO serán:

1. Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes.
2. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía. 
3. Fines históricos y de oponibilidad. 
4. Cumplir con las obligaciones impuestas a FENALCO como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). 
5. Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores de sus compañías.
6. Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.
7. Contactar en casos de emergencia.
8. Consultar memorandos o llamados de atención. 

Así mismo FENALCO almacena datos personales que hayan sido obtenidos en desarrollo de procesos de selección en una carpeta identificada con el nombre de cada una de las personas que participaron en ellos. A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Talento Humano, con la finalidad de administrar la relación contractual entre FENALCO y el titular de los datos personales. 

FENALCO trata datos sensibles de sus trabajadores como su imagen con la única finalidad de proporcionar un ambiente seguro de trabajo a través de las cámaras de videovigilancia. Para los efectos de este tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos sensibles objeto de tratamiento y la finalidad del mismo. Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles sólo serán usados por FENALCO, para los fines antes mencionados. Terminada la relación laboral, FENALCOprocederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información. 

9.2 Tratamiento de datos personales de Bases de Datos Inactivas

FENALCO Conserva los datos personales con fines históricos, de reporte y legales cuya conservación es obligatoria por mandato de ley, los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales  FENALCO serán:

1. Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes.
2. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía. 
3. Fines históricos y de oponibilidad. 
4. Cumplir con las obligaciones impuestas a FENALCO como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). 
5. Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores de sus compañías.
6. Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.
7. Contactar en casos de emergencia.
8. Consultar memorandos o llamados de atención. 
9. Registro de información del Personal retirado de la Organización solo de consulta y para generar certificaciones laborales.
10. Conservar la información por mandato de ley, como histórico, debido a que son producto de facturaciones y otras relaciones comerciales con los clientes, proveedores y contratistas.

9.3 Tratamiento de datos personales Miembros Junta Directiva Nacional 

FENALCO recolecta los datos personales de sus miembros de Junta Nacional y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Miembros de Junta Nacional de FENALCO serán: 

1. Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de Miembro de la JUnta Directiva Nacional. 
2. Enviar invitaciones a eventos programados por la Compañía y en general contactar al Miembro de la Junta Directiva Nacional. 
3. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con FENALCO.
4. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los Miembros de la Junta Directiva Nacional y las exigidas por la ley. 

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que la persona sea accionista de la compañía y veinte (20) años más contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información. Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia. 

9.4 Tratamiento de datos personales Sistema de Gestión de Clientes

FENALCO dentro de su sistema de Gestión cuenta con las siguientes Bases de Datos:  CRMFenalco, CRM Test, CRM Desarrollo y  Sistema de Gestión Telefónica, por tal motivo aplican las siguientes políticas de tratamiento de datos: 

1. Política de Tratamiento para Juntas Directivas Fenalco
2. Política de Tratamiento para datos personales de Helisa Activos

Adicionalmente los CRM de Fenalco y el sistema de Gestión telefónica tienen las siguientes Finalidades:

1. Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de FENALCO
2. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales. 
3. Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios. 
4. Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos. 
5. Evaluar la calidad del servicio. 
6. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo. 
7. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por FENALCO.  
8. Soportar procesos de auditoría interna o externa. 
9. Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de FENALCO
10. Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso. 
11. Respecto de los datos: (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad.

Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y demás normas que regulan la materia.

9.5 Tratamiento de datos personales Planillas de Asistencia

FENALCO recolecta los datos personales de los asistentes a las reuniones, capacitaciones y demás eventos. Estos datos los almacena con el fin de guardar las autorizaciones para el tratamiento de datos personales y será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos estos datos personales son: 

1. Tener evidencia de las autorizaciones para el tratamiento de datos personales. 
2. Tener la evidencia de la asistencia a los eventos.
3. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por FENALCO.  
4. Soportar procesos de auditoría interna o externa. 
5. Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso. 
6. Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y demás normas que regulan la materia.

9.6 Tratamiento de datos personales Formularios de Contacto

FENALCO recolecta los datos personales de por medio de formularios donde las personas autorizan el tratamiento de sus datos personales de acuerdo a la política aquí enunciada. Estos datos los almacena con el fin de guardar las autorizaciones para el tratamiento de datos personales y será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos estos datos personales son: 

1. Tener evidencia de las autorizaciones para el tratamiento de datos personales. 
2. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por FENALCO.  
3. Soportar procesos de auditoría interna o externa. 
4. Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso. 
5. Cómo soporte en procesos de servicio al cliente.

Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y demás normas que regulan la materia.

9.7 Tratamiento de datos personales Clientes Página Web

FENALCO recolecta por medio del registro en su página web los datos personales de clientes, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de estos clientes de FENALCO son: 

1. Recolección de información para la facturación de los servicios proporcionados por Fenalco o terceros.
2. Esta base de datos también cumple con la Política de Tratamiento de datos personales de Helisa Activos y del Sistema de Gestión CRM.

Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y demás normas que regulan la materia. 

9.8 Tratamiento de datos personales de Helisa Activos 

FENALCO recolecta los datos personales de sus Contratistas, Clientes, proveedores y terceros y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Contratistas, Clientes, proveedores y terceros de FENALCO serán: 

1. Realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual. 
2. Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del contrato celebrado. 
3. Cumplir con el objeto del contrato celebrado, incluyendo actividades de envío de mercancía, cumplimiento y trámite de garantías, entre otros. 
4. Verificar casos en que se de incumplimiento de alguna de las partes. 
5. Vinculación en general de cada cliente, proveedor o tercero.
6. Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de FENALCO. 
7. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual. 
8. Control de la ejecución del servicio contratado. 
9. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores. 

FENALCO solo recaudará de sus contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que la persona sea contratista de la compañía y cinco (5) años más contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información. 

FENALCO trata datos sensibles de sus clientes como la voz con la única finalidad de que las grabaciones de las conversaciones mantenidas con el agente comercial de la compañía se puedan emplear como prueba del contrato de compraventa y de la respectiva autorización del tratamiento de datos personales. 

Para los efectos de este tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos objeto de tratamiento y la finalidad del mismo. Así mismo, contará con adecuados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles sólo serán usados por FENALCO, para los fines antes mencionados. 

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación entre las partes, y un (1) año más atendiendo las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información. 

9.9 Tratamiento de datos personales Archivo Físico

FENALCO recolecta los datos personales de sus Empleados, Contratistas, Clientes, proveedores y terceros y los almacena físicamente  y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados estos datos serán: 

1. Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de FENALCO
2. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales. 
3. Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios. 
4. Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos. 
5. Evaluar la calidad del servicio. 
6. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo. 
7. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por FENALCO.  
8. Soportar procesos de auditoría interna o externa. 
9. Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de FENALCO
10. Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso. 
11. Respecto de los datos: (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad.
12. Para fines legales de cumplimiento históricos, estadísticos y cualquier otro fin de acuerdo a la legislación colombiana.

Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y demás normas que regulan la materia. 

9.10 Tratamiento de datos personales de Registro de Videovigilancia 

FENALCO recolecta los datos biométricos contenidos en sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. 

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de FENALCO serán: 

1. Garantizar la seguridad en los ambientes laborales. 
2. Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades laborales de la compañía. 
3. Controlar el ingreso, permanencia y salida empleados y contratistas en las instalaciones de la empresa. 

Para cumplir con el deber de información que le corresponde a FENALCO como administrador de datos personales, la empresa implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales. 

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a sesenta (60) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información. 

9.11 Tratamiento de datos personales de Control Ingreso 

FENALCO recolecta los datos personales de sus visitantes, funcionarios y contratistas y, los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. 

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de FENALCO serán:

1. Asegurar el ingreso a las instalaciones de la empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas. 
2. Garantizar la seguridad en los ambientes laborales. 
3. Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades laborales al interior de la empresa. 

10 TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES 

La FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- actualmente no realiza Transmisión o Transferencia internacional de Datos Personales. En el evento que decida realizar la Transferencia o Transmisión internacional de Datos Personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- se asegurará que el país al que sean transferidos o transmitidos los datos, proporcione los niveles adecuados de protección de datos, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. 

11 DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES 

La FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- no realiza el Tratamiento de Datos Personales de menores de edad. Sin embargo, en el momento que lo hiciere, garantizará el respeto de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, los cuales priman en todo caso, y recolectará en todos los eventos la respectiva autorización para su tratamiento y se cumplirán todos los debidos controles de seguridad para su mantenimiento.

12 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES

12.1 Consultas 

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO-, quien se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta una vez recibida por la empresa, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. 

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

12.2 Reclamos 

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 

1. El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO-, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

   En caso que la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular. 

2. Una vez recibido el reclamo completo, la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO-incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La empresa conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido. 
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

12.3. Requisito de procedibilidad 

El Titular o su causahabiente sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la empresa. 

12.4 Petición de actualización y/o rectificación

La FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la entidad, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición. 

12.5 Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato 

El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o Autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual. Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO-, la supresión o eliminación de sus datos personales cuando: 

1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. 
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos. 
3. Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos. 

Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO-.

El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos: 

1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. 
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. 
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. 

13 MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS 

La FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. 

Sin embargo toda modificación será comunicada de forma oportuna a los Titulares de los Datos Personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.