POLÍTICA DE GESTIÓN EMPRESARIAL
En Fenalco Santander estamos comprometidos con nuestros afiliados, trabajadores y demás grupos de interés, nos esforzamos día a día por representar a los comerciantes de la región, impulsando su integración sectorial, desarrollo competitivo y orientación jurídica, soportados en la competencias, participación, apoyo y sentido de pertenencia de los colaboradores identificando riesgos y oportunidades relacionados con el logro de nuestros objetivos que garantizan la sostenibilidad de la Federación y el mejoramiento continuo de los procesos; protegemos la seguridad y salud de nuestros trabajadores mediante la asignación de los recursos necesarios para la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos, aplicación de controles y mejora continua de la gestión, actuando siempre en cumplimiento de la normatividad nacional vigente y requisitos aplicables.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
VERSIÓN 2
VIGENCIA A PARTIR DEL 30 DE NOVIEMBRE DE 2018
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO, establece las Políticas aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la federación.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
NOMBRE DE LA ENTIDAD: FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- entidad identificada con NIT. No. 860013488-7, se constituye como una entidad sin ánimo de lucro, con el objeto social de: a) afianzar la actividad económica de la empresa privada en general y del comercio en particular como necesidad nacional que propicia el desarrollo; b) colaborar con el estado en la formulación y adopción de políticas y medidas que procuren el fomento económico y social, preferencialmente en aquellas que tengan relación con el comercio; c ) velar por la protección equitativa de los intereses del comercio y por el reconocimiento de sus derechos por parte del estado y demás sectores económicos; d) mantener contacto permanente con las entidades nacionales o extranjeras, públicas o privadas, que se ocupen de problemas económicos y sociales, especialmente de asuntos mercantiles y, cuando sea del caso, realizar con ellas campañas, actividades o servicios conjuntos; e ) procurar la adopción y adecuada interpretación de las disposiciones que reglamenten la actividad económica, preferencialmente aquellas que atañen al ejercicio del comercio interno y externo, de tal manera que sean debida y justamente tutelados los legítimos intereses de productores, distribuidores y consumidores; f) defender la libertad de empresa y de competencia y la iniciativa privada como criterios propicios para el progreso ordenado de la nación y el robustecimiento de la economía, de la cual es parte la actividad mercantil, siempre dentro del marco del bien común; g) prestar su concurso para asegurar un ambiente de confianza y seguridad como condición básica para el desarrollo del país y del comercio; h) coordinar con los organismos oficiales y privados pertinentes la formación profesional del personal necesario para el funcionamiento de las empresas comerciales, elevando su nivel cultural, técnico y económico; i) estimular el estudio de todas aquellas ciencias y técnicas cuyo conocimiento perfeccione al comerciante y a sus colaboradores, para cumplir más eficientemente su función de distribución; j) promover dentro del comercio el espíritu de solidaridad gremial y velar por el ejercicio honesto del mismo dentro de altas normas de carácter ético; k) fomentar una justa imagen del comerciante y de su agremiación, con miras a asegurar la debida importancia de la actividad mercantil y el clima más favorable para su desenvolvimiento; 1) asesorar a los afiliados en aquellas cuestiones que tengan relación con su actividad profesional, y suministrarles servicios, asi como orientacion e informacion sobre todos aquellos asuntos que le sirvan para desempeñarse mejor. en desarrollo de lo anterior, entre otras, podrá realizar actividades relacionadas con la captura, almacenamiento, procesamiento, administración, validación, transformación y transferencia automática y sistematizada de información, incluyendo la pertinente para efectuar estudios de credito, de empleo, ubicación geográfica, requerimientos relacionados con finca raiz, captación de carteras morosas, cobranza judicial y extrajudicial, y en general, que versen sobre asuntos de utilidad para el comercio. asi mismo podra girar, negociar, custodiar, comprar, vender, endosar, aceptar, cobrar, protestar, pagar, y/o avalar y en general realizar toda clase de operaciones con títulos valores o cualesquier otros efectos de comercio; garantizar, respaldar y afianzar obligaciones de terceros, y en general toda clase de transacciones comerciales, excluyendo la actividad aseguradora. Así mismo podría propiciar y realizar por su conducto la prestación de servicios relacionados con la afiliación colectiva de trabajadores independientes al régimen contributivo del sistema general de seguridad social en salud. para tales efectos podría constituir garantías de pago de los aportes, previa aprobación de la junta directiva. ll) ejercer el derecho de petición ante los diferentes organismos del estado, y solicitar de ellos la expedición, modificación o derogatoria de las disposiciones y medidas según sea el caso, relacionadas con el comercio, y la empresa privada cuyo fomento se persigue; m) estimular la adopción y mantenimiento de una política de justicia social basada en las realidades y necesidades nacionales; n) velar porque el comercio cumpla la función social que le es inherente y actuar como su representante cuando las circunstancias así lo exijan; ñ) agrupar en su seno a las personas y entidades que desarrollen actividades comerciales con carácter profesional y organizado, previo el cumplimiento de los requisitos que señalen los órganos directivos a nivel nacional y
seccional; o) por ser la federación una entidad de naturaleza cívica conformada por consumidores, actuará como asociación o liga de consumidores o de usuarios, para así defender sus derechos; igualmente actuará como representante y vocera de los usuarios de las empresas de servicios públicos, ante las empresas que los prestan o ante otras entidades de conformidad con las normas legales sobre la materia. para cumplir estos objetivos fenalco prestará su cooperación a las autoridades respectivas y a las entidades y empresas correspondientes; p) promover y organizar congresos, convenciones, asambleas, seminarios, ferias, martillos, remates y demás eventos que persigan el desarrollo y/o el apoyo a la cultura, el crecimiento de la actividad económica y/o la integración y capacitación de los colombianos; q) hacer parte de entidades financieras, empresas o instituciones que coadyuven el cumplimiento de estos estatutos; r) promocionar la agremiación de nuevos afiliados; s) orientar, representar, coordinar y defender los intereses del comercio nacional y regional, ante las autoridades, otras entidades gremiales y demás estamentos de la comunidad de carácter oficial, semioficial y particular, con el objeto de buscar una sana conciliación de intereses, con los demás sectores de la actividad ciudadana, y t) en general, tomar las determinaciones y adelantar todas las campañas que requieran la conveniencia y prosperidad del comercio colombiano, el desarrollo de la federación y el bien común.
DIRECCIÓN FÍSICA: Cra. 4 No. 19 - 85 piso 7, Bogotá D.C.
DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: www.fenalco.com.co
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2. OBJETIVO
La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO-, permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre Responsables y Titular con relación al tratamiento de su información; Informar al Titular las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.
3. ALCANCE
Esta Política de Protección de Datos Personales será aplicada a todas las Bases de Datos y/o Archivos que incluyan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- como Responsable del tratamiento de Datos Personales.
4. DEFINICIONES
5. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES
En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:
6. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares de Datos Personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la Ley:
6.1. MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
El Titular de Datos Personales podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- a través de diferentes medios:
El titular podrá contactarse con el área encargada de la Protección de Datos Personales, es decir, el Área de Servicio al Cliente, a través de comunicación escrita enviada al correo electrónico servicioalcliente@fenalco.com.co. Igualmente, el titular podrá hacer ejercicio de sus derechos ingresando en la página web de la entidad www.fenalco.com.co, en la opción “Contáctenos”.
7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el Tratamiento de Datos de carácter Personal la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO-, recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
7.1 Eventos en los cuales no es necesaria autorización
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
8. DEBERES DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:
9. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
9.1 Tratamiento de datos personales de Empleados Personal Activo
FENALCO recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de FENALCO serán:
Así mismo FENALCO almacena datos personales que hayan sido obtenidos en desarrollo de procesos de selección en una carpeta identificada con el nombre de cada una de las personas que participaron en ellos. A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Talento Humano, con la finalidad de administrar la relación contractual entre FENALCO y el titular de los datos personales.
FENALCO trata datos sensibles de sus trabajadores como su imagen con la única finalidad de proporcionar un ambiente seguro de trabajo a través de las cámaras de videovigilancia. Para los efectos de este tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos sensibles objeto de tratamiento y la finalidad del mismo. Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles sólo serán usados por FENALCO, para los fines antes mencionados. Terminada la relación laboral, FENALCOprocederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
9.2 Tratamiento de datos personales de Bases de Datos Inactivas
FENALCO Conserva los datos personales con fines históricos, de reporte y legales cuya conservación es obligatoria por mandato de ley, los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales FENALCO serán:
9.3 Tratamiento de datos personales Miembros Junta Directiva Nacional
FENALCO recolecta los datos personales de sus miembros de Junta Nacional y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Miembros de Junta Nacional de FENALCO serán:
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que la persona sea accionista de la compañía y veinte (20) años más contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información. Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.
9.4 Tratamiento de datos personales Sistema de Gestión de Clientes
FENALCO dentro de su sistema de Gestión cuenta con las siguientes Bases de Datos: CRMFenalco, CRM Test, CRM Desarrollo y Sistema de Gestión Telefónica, por tal motivo aplican las siguientes políticas de tratamiento de datos:
Adicionalmente los CRM de Fenalco y el sistema de Gestión telefónica tienen las siguientes Finalidades:
Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y demás normas que regulan la materia.
9.5 Tratamiento de datos personales Planillas de Asistencia
FENALCO recolecta los datos personales de los asistentes a las reuniones, capacitaciones y demás eventos. Estos datos los almacena con el fin de guardar las autorizaciones para el tratamiento de datos personales y será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos estos datos personales son:
9.6 Tratamiento de datos personales Formularios de Contacto
FENALCO recolecta los datos personales de por medio de formularios donde las personas autorizan el tratamiento de sus datos personales de acuerdo a la política aquí enunciada. Estos datos los almacena con el fin de guardar las autorizaciones para el tratamiento de datos personales y será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos estos datos personales son:
Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y demás normas que regulan la materia.
9.7 Tratamiento de datos personales Clientes Página Web
FENALCO recolecta por medio del registro en su página web los datos personales de clientes, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de estos clientes de FENALCO son:
Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y demás normas que regulan la materia.
9.8 Tratamiento de datos personales de Helisa Activos
FENALCO recolecta los datos personales de sus Contratistas, Clientes, proveedores y terceros y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Contratistas, Clientes, proveedores y terceros de FENALCO serán:
FENALCO solo recaudará de sus contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que la persona sea contratista de la compañía y cinco (5) años más contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
FENALCO trata datos sensibles de sus clientes como la voz con la única finalidad de que las grabaciones de las conversaciones mantenidas con el agente comercial de la compañía se puedan emplear como prueba del contrato de compraventa y de la respectiva autorización del tratamiento de datos personales.
Para los efectos de este tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos objeto de tratamiento y la finalidad del mismo. Así mismo, contará con adecuados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles sólo serán usados por FENALCO, para los fines antes mencionados.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación entre las partes, y un (1) año más atendiendo las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
9.9 Tratamiento de datos personales Archivo Físico
FENALCO recolecta los datos personales de sus Empleados, Contratistas, Clientes, proveedores y terceros y los almacena físicamente y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados estos datos serán:
Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y demás normas que regulan la materia.
9.10 Tratamiento de datos personales de Registro de Videovigilancia
FENALCO recolecta los datos biométricos contenidos en sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de FENALCO serán:
Para cumplir con el deber de información que le corresponde a FENALCO como administrador de datos personales, la empresa implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a sesenta (60) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
9.11 Tratamiento de datos personales de Control Ingreso
FENALCO recolecta los datos personales de sus visitantes, funcionarios y contratistas y, los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de FENALCO serán:
10 TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
La FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- actualmente no realiza Transmisión o Transferencia internacional de Datos Personales. En el evento que decida realizar la Transferencia o Transmisión internacional de Datos Personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- se asegurará que el país al que sean transferidos o transmitidos los datos, proporcione los niveles adecuados de protección de datos, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
11 DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
La FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- no realiza el Tratamiento de Datos Personales de menores de edad. Sin embargo, en el momento que lo hiciere, garantizará el respeto de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, los cuales priman en todo caso, y recolectará en todos los eventos la respectiva autorización para su tratamiento y se cumplirán todos los debidos controles de seguridad para su mantenimiento.
12 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES
12.1 Consultas
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO-, quien se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta una vez recibida por la empresa, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12.2 Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO-, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso que la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular.
12.3. Requisito de procedibilidad
El Titular o su causahabiente sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la empresa.
12.4 Petición de actualización y/o rectificación
La FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la entidad, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.
12.5 Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato
El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o Autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual. Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO-, la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:
Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO-.
El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:
13 MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS
La FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES -FENALCO- se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento.
Sin embargo toda modificación será comunicada de forma oportuna a los Titulares de los Datos Personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.